Гни свою линию Зачем компаниям пересаживать сотрудников в гибкие офисы

С развитием современных технологий и увеличением числа людей, работающих по плавающему графику, за рубежом родилась концепция гибких офисов. В последние годы она развивается и у нас, правда, пока в основном в западных компаниях. «Дом» попытался разобраться — зачем работодатели «сгибают» пространства и как чувствуют себя сотрудники, находящиеся в таких офисах.

В соответствии с самой сутью идеи гибких офисов, которая предполагает высокую мобильность, точного определения таких пространств не существует. Главное, что их создают с учетом специфических потребностей организации и ее сотрудников, их основная задача — оптимизация использования помещений, а важная характеристика — присутствие «общих» рабочих мест, не закрепленных за определенными людьми. При этом количество подобных совместных столов в разных компаниях варьируется от нескольких штук до полного отсутствия личных мест даже для высшего руководства.

Конечно, концепция незакрепленных мест появилась из-за желания сэкономить: есть сотрудники, которые часто бывают на встречах и переговорах, работают «в полях», в командировках — в результате их личные столы долгое время пустуют. Кроме того, работники уходят в отпуска и на больничные, берут отгулы. По статистике, в стандартных офисах занято только около 70 процентов рабочих мест. Так зачем переплачивать?

По словам Валерия Прокофьева, директора департамента fit-out компании RD Construction, например, в Москве стоимость одного рабочего места в проектах класса А в центральных локациях (в нее входят аренда, отделка, мебель и другие затраты) составляет примерно 550 тысяч рублей в год. Это 325 рублей за каждое место в час.

Интересная цифра — компания Phillips, применяющая гибкие системы в своих офисах во всех странах, в год экономит около 28 миллионов евро.

О гибкости подробнее

«Гибкие офисы могут трансформироваться под разные нужды. Постоянные рабочие места создаются только для работников, которые находятся в офисе всегда, остальные пользуются “гостевыми”», — говорит Дмитрий Золин, управляющий директор сети бизнес-центров «Сенатор».

Причем трансформироваться в гибких офисах способно практические все: в них может меняться количество рабочих мест, их расположение, функциональное назначение выделенных зон. Поэтому часто такие офисы оборудованы мобильными перегородками и фальшполом, который позволяет легко и быстро перемещать компьютерные коммуникации — слаботочные кабельные сети.

По словам Павла Якимчука, руководителя направления внутренней отделки помещений CBRE, именно поэтому гибкие офисы также называют «activity based office» (офисы, подстраивающиеся под ту деятельность, которой в настоящий момент заняты сотрудники).

Как правило, основную площадь в гибких офисах занимает открытое пространство формата open space, количество закрытых помещений стараются свести к минимуму. «Кабинеты создают для топ-менеджеров и для департаментов, работа которых связана с конфиденциальной информацией (например, HR- и юридический отделы)», — поясняет Алексей Ефимов, региональный директор, руководитель департамента офисных площадей компании JLL.

Чаще всего гибкие офисы делятся на две основные зоны: рабочее пространство и вспомогательное, рассказывает Павел Якимчук. К рабочему пространству относятся такие зоны, как open space, личные кабинеты, помещения, выделенные под конкретные подразделения (например, бухгалтерия). При этом вспомогательные пространства играют важную роль для создания комфортных рабочих условий, что является одной из основных задач таких офисов. Во-первых, к ним относятся стандартные офисные переговорные комнаты, места для отдыха (например, кофе-пойнты, кухни), во-вторых, помещения, характерные именно для гибких систем: «телефонные будки» (phone booth), рассчитанные на одного человека и предназначенные для телефонных переговоров; «фокус-румы» (focus room) — комнаты для сосредоточенной работы, в которых сотрудник может уединиться.

Кроме того, по словам Романа Щербака, директора департамента офисной недвижимости компании Praedium, бывают в гибких офисах и совсем непривычные для нашей страны зоны — например, для сна или игр.

«Для линейных сотрудников рабочие места располагаются в общей зоне. В соответствии с последними трендами, важным аспектом становится качественное естественное освещение, поэтому столы располагают преимущественно вдоль окон, а не в глубине офиса», — дополняет Алексей Ефимов.

Экономия

При условии, что в обычных офисах занято около 70 процентов рабочих мест, сэкономить на снимаемом помещении можно до 30 процентов. Но фактически получается меньше. «Нужно понимать, что гибкий офис предполагает немалую долю дополнительных зон, которых нет в стандартном офисе и которые увеличивают общую площадь», — объясняет Павел Якимчук.

По словам Марии Онучиной, директора департамента управления объектами NAI Becar, в действительности обычно получается достигнуть экономии в 15-20 процентов.

Валерий Прокофьев приводит в пример московский офис Phillips, строительством которого занималась компания RD Construction, и который, кстати, был одним из первых гибких проектов в России (открыт в 2011 году): «В офисе выдержано соотношение — восемь мест на 10 сотрудников. У каждого работника здесь есть индивидуальный бокс, где можно закрыть на ключ личные вещи или документы. При этом рабочую станцию с компьютером можно занимать любую, каждый день разную. В результате выходит экономия около 20 процентов».

«Сегодня у нас практически все западные или прогрессивные отечественные компании в той или иной степени используют эту концепцию. Исключение составляют, пожалуй, только юридические и производственные организации, в которых велика доля строго индивидуальной работы или в небольших фиксированных группах», — говорит Павел Якимчук. В пример он приводит Yandex, Mail.ru, Booking.com, Publicis, BBDO, «Инстинкт».

Мария Онучина дополняет список: Saatchi&Saatchi, креативное агентство Red keds, рекламное агентство «Родная речь», рекламное агентство Leo Barnet, студия Артемия Лебедева, рекламное агентство Husky Promotions, брендинговое агентство Getbrand, Defa Group, «Кислород», Park Production, Avito, Yota, Abbyy, Vkontakte.

Можно отметить, что чаще всего гибкие офисы используют компании, занимающиеся творческой, креативной деятельностью, например — маркетинговые агентства и СМИ, поскольку именно их сотрудники довольно много времени проводят вне офиса.

Как работается гибко

Существует два варианта пользования общими рабочими местами: с применением специальных электронных систем бронирования или бронирования с помощью сотрудников ресепшен, или вообще без системы («занимай свободный стол»). Придя на рабочее место, сотрудник перемещает к нему тумбу со своими личными вещами. «При этом, чаще бронирование не приветствуется, так как оно стимулирует сотрудников пытаться выбрать себе “лучший стол”», — говорит Павел Якимчук.

Екатерина Печенихина, менеджер по управлению брендом работодателя, PwC в России, рассказывает о том, как устроена гибкая система в московском офисе ее компании: «Формат рабочих мест сотрудников PwC отличается в зависимости от типа их работы и задач. Гибкие рабочие места предназначены для тех, кто много времени проводит вне офиса, у остальных места закрепленные. Бронирование рабочих мест у нас происходит через систему терминалов, которые расположены на каждом этаже офисного здания. Сотрудник приходит утром на работу, вводит свой логин и заходит в систему, которая показывает свободные и занятые места, позволяя выбрать и зарезервировать стол».

Также делится опытом своей организации Александр Сидоров, менеджер по взаимодействию с государственными и общественными структурами Philips: «Бронировать место у нас не нужно — благодаря "политике чистого стола" каждое утро рабочее место готово к тому, что его займет новый сотрудник. На столе есть все необходимое: монитор, клавиатура, мышь, зарядка для ноутбука, канцелярские принадлежности и IP-телефон. Для хранения общих документов предусмотрены отдельные стеллажи, а личные вещи, включая ноутбук, сотрудники, завершив работу, должны убрать в персональный шкафчик. Рабочих мест у нас примерно на 10-15 процентов меньше, чем людей, но при этом недостатка в них не чувствуется».

Екатерина Печенихина выделяет немало плюсов гибкого офиса, в котором трудится: «Во-первых, в таких условиях легко подстраиваться под проектный формат работы, характерный для PwC. Во-вторых, гибкий офис помогает поддерживать "политику чистых столов". В-третьих, гибкие рабочие места позволяют сотрудникам менять обстановку в зависимости от настроения и заданий на день: например, сегодня ты сидишь у окна, а завтра поближе к принтеру. К тому же гибкий офис не позволяет "прирасти" к определенному месту, он стимулирует движение. И, наконец, оптимизируется офисное пространство».

К минусам системы эксперт причисляет только психологический дискомфорт и шум в зоне open space: «Когда ты все время перемещаешься, нет возможности полностью подстроить рабочее место под себя: принести фотографии родных, поставить цветок или сделать перестановку. Но с проблемой шума мы справляемся "тихими" комнатами, где можно сесть на пару часов и сосредоточиться на задании, требующем особого фокуса. И безусловно, мы стараемся не мешать друг другу в open space».

Психолог, коуч Ольга Баранова считает, что неудобство из-за отсутствия фиксированного рабочего места можно решить «воссозданием» таких условий за счет личных предметов – ноутбука, кружки, ежедневника, ручки — они служат хорошими «якорями» для настройки на работу. А для нейтрализации шума специалист советует использовать плеер, тем более, что соответствующая музыка иногда позволяет достигать лучших результатов: «Например, для аналитической работы больше подходит спокойная музыка. А для рутинной — наоборот, более энергичная — на уровне подсознания она заставляет человека выполнять привычные действия с большей скоростью».

«Мне удобно в гибком офисе. Я бы сказал, что такое пространство делает людей более открытыми. Все сотрудники, включая топ-менеджеров, работают бок о бок и всегда могут обратиться к коллегам за советом. Это дает возможность больше общаться, избегать формальностей, делиться опытом и доверять друг другу. Я часто слышу от партнеров и клиентов, которые приходят к нам, что у нас дружелюбная, открытая и творческая атмосфера», — рассказывает Александр Сидоров.

Но гибкая система все же нравится не всем. Например, Виктор, который не захотел раскрывать, где он работает, говорит: «Я не в восторге от своего гибкого рабочего места, для меня это вариант неприемлемый. Чтобы чувствовать себя комфортно, мне необходимо иметь свой собственный стол, свой кабинет. Однако я понимаю, что из-за моего плавающего графика пришлось перевести меня на такую гибкую систему. Свое рабочее место я стараюсь сделать максимально персонализированным и всячески борюсь с концепцией гибких рабочих мест».

Дмитрий Золин поясняет: «Российский бизнес-менталитет достаточно консервативный. Многие руководители любят четкую иерархию и считают, что она должна прослеживаться и в организации рабочего пространства».

Ольга Баранова дополняет, что гибкий график подходит не всем людям, а полностью удаленная работа — вообще только тем, кто максимально замотивирован на достижение результата. «Работа в условиях гибкого офиса хорошо подходит для активизации творческих способностей. Постоянная смена рабочих мест и возможность сотрудничества с другими участниками команды позволяет быстрее находить оптимальные решения и получать большую удовлетворенность от работы. Но такие условия больше подходят для специалистов и менеджеров, административному и начинающему персоналу требуется больший контроль и более фиксированная организация», — считает эксперт.

И все же, по словам психолога, выход за жесткие рамки стандартного офиса и пятидневного рабочего графика способствует повышению уровня счастья: человек начинает жить более насыщенной жизнью, и поэтому, кстати, работать с большей самоотдачей. Чем свободнее условия, тем меньше работа ассоциируется с рабством. Работодателям, которые фанатично подсчитывают минуты, потраченные сотрудниками на обед и перекуры, стоит, наверное, об этом задуматься.